Thuiswerken: wat is onbelast en wat niet?

Vanwege corona werkt Nederland zo veel mogelijk thuis. Maar kunt u als werkgever uw personeel hiervoor ook een onbelaste vergoeding geven? En zo ja, onder welke voorwaarden?

Mag: pc’s, mobieltjes en gereedschap
U mag pc’s, mobieltjes, gereedschap en soortgelijke apparatuur onbelast vergoeden of verstrekken als u in alle redelijkheid vindt dat deze spullen nodig zijn voor het werk. Hieronder valt ook een internetabonnement.

Mag: Inrichting werkkamer
Als werkgever bent u volgens de Arbowet verantwoordelijk voor de werkplek van uw werknemers, ook als zij thuiswerken. Dit betekent dat u daarom arbovoorzieningen belastingvrij ter beschikking mag stellen of vergoeden. Hieronder vallen een bureau, stoel en lampen die de werknemer in zijn werkkamer nodig heeft. Maar let op: de werknemer mag hier geen eigen bijdrage voor betalen.

Mag niet: koffie/thee/toiletpapier
Het vergoeden of verstrekken van koffie, thee, toiletpapier en dergelijke vanwege het verplichte thuiswerken, is belast. U kunt deze vergoedingen en verstrekkingen wel onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. De regering denkt wel na over de mogelijkheid van een onbelaste thuiswerkvergoeding. Als deze er komt, gebeurt dat echter niet eerder dan vanaf 1 januari 2022.

Einde thuiswerken, wat dan?
Komt uw personeel weer volledig naar kantoor, dan moet de werknemer de spullen weer bij u inleveren of er een vergoeding op basis van de dagwaarde voor betalen. Belastingvrije vergoedingen van bijvoorbeeld het internetabonnement moeten worden stopgezet. Zo niet, dan is het voordeel belast. Dit is uiteraard anders als uw personeel gedeeltelijk thuis blijft werken.

Werkkostenregeling
Vergoedingen en verstrekkingen die niet belastingvrij zijn, kunt u desgewenst onder brengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Bijvoorbeeld € 2 per dag (NIBUD) voor bijkomende kosten, zoals verwarming. De vrije ruimte van de werkkostenregeling is ook in 2021 verruimd en bedraagt 3% van de loonsom tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Zodoende wordt u als werkgever minder snel met de eindheffing van 80% geconfronteerd die u moet betalen voor zover u over de vrije ruimte heen schiet.

Uitruilen belaste en onbelaste vergoedingen
Overigens kunt u ook kijken of u bepaalde kosten kunt uitruilen. Geeft u bijvoorbeeld geen vergoeding voor internet thuis, maar wilt u wel € 2 per dag voor bijvoorbeeld verwarming vergoeden? Dan kunt u er ook voor kiezen deze vergoeding (deels) te verlagen en in plaats daarvan een onbelaste vergoeding voor internet te geven. Houd er wel rekening mee dat u deze bestemming van tevoren moet benoemen.